PI-планирование в SAFe®

Вольный перевод обзора PI Planning, опубликованного на официальном сайте Scaled Agile Framework.

PI-планирование (Planning Interval Planning) — это регулярная встреча для всего Agile Release Train (ART), которая помогает сфокусировать команды и заинтересованных лиц на общей миссии и видении развития ART. Кстати, многие компании также активно используют формат, аналогичный PI-планированию в рамках стратегических и OKR-сессий. Например, в этой статье мы рассказывали, как провести OKR-планирование в формате Big Room Planning на сотни человек в онлайн-формате. 

В SAFe® PI-планирование — это одно из ключевых мероприятий, которое задает динамичный ритм всему кросс-функциональному подразделению, как бы вы его ни называли: ART, трайб или стрим Релизного поезда. Дин Леффингвелл (Dean Leffingwell), создатель и главный методолог SAFe®, однажды сказал следующее: «PI-планирование — неотъемлемая часть SAFe®: если вы не проводите PIP, вы не работаете по SAFe®».

Обзор

Один из принципов Agile-манифеста гласит: «Самым эффективным способом обмена информацией как с самой командой, так и внутри нее является face to face (лицом к лицу) коммуникация». SAFe® выводит этот принцип на новый уровень с помощью PI-планирования. 

Сегодня крупные сессии по PI-планированию проводят многие компании по всему миру. Их результатом является реальная финансовая выгода, а также дополнительный нематериальный эффект, который возникает, когда Agile-команды вместе создают эффективную и уверенную культуру достижения результата и заряженную на успех среду.

Стандартная повестка PI-планирования включает презентацию Представителей Бизнеса с описанием текущего бизнес-контекста и непосредственно сессию планирования, во время которой команды разрабатывают планы и задачи на будущий период и определяют риски для реализации. Как правило период для планирования равняется кварталу.

В сессии задействованы все участники Agile Release Train (ART), а фасилитирует встречу Release Train Engineer (RTE). Обычно PI-планирование длится в течение двух дней, хотя ART может изменить этот срок, сократив сессию до одного дня или продлив до трех. Например, чтобы упростить участие в планировании сотрудникам, находящимся в разных часовых поясах.

Какой бы продолжительности ни был ваш Интервал Планирования (Planning Interval, далее — PI), последний спринт стоит выделить на подготовку к следующему PIP и работу над инновациями. Такая итерация называется IP-итерация (Innovation and Planning iteration). В течение двух недель владельцы продукта готовят бэклог и уточняют его с командами, владельцы бизнеса готовят цели и контекст. В оставшееся время разработчики имеют возможность экспериментировать и заниматься инновациями. Если же риски реализовались и потребовалось дополнительное время на завершение запланированных задач — его можно взять из этого «запасного» спринта. Также в этом интервале выделяется время на проведение сессии  Инспекции и Адаптации (Inspect and Adapt, I&A) по итогам квартала.

Для чего нужно PI-планирование бизнесу?

PI-планирование обеспечивает множество преимуществ, в том числе:

• Сокращение времени на согласование планов до 1-2 дней. Вместо стандартных процессов согласования, которые длятся 2 недели или больше, мы получаем качественные планы на квартал всего за 2 дня работы команд.

• Живое общение в разы увеличивает эффективность коммуникации. Процесс обсуждения проходит динамичнее, а решения принимаются быстрее, участники обсуждают совместные проекты и договариваются, куда двигаться дальше. Нет необходимости в длительных цепочках встреч — все присутствуют на планировании, оперативно решая вопросы или эскалируя проблемы.

• Слаженная работа бизнеса и ИТ в соответствии с целями компании: заказчики и разработчики наконец слышат друг друга, понимают общие цели и договариваются о разделении ответственности.

• Совместное планирование позволяет командам быстрее увидеть общую картину, выявить зависимости и эффективнее координировать общие задачи. 

• Команды вместе с заказчиками определяют необходимый минимум требований к архитектуре и пользовательскому интерфейсу, что позволяет соблюдать установленные сроки и избегать лишнего функционала.

• Объем работы оценивают те, кто ее делает, что сильно повышает ответственность команд и реалистичность достижения заявленных целей. Учитывается пропускная способность команд, за счет чего снижается количество незавершенных задач.
• Динамичный темп работы позволяет быстрее переходить от обсуждения к принятию решений.

Материалы и основные результаты PI-планирования

К сессии готовятся следующие материалы: 

• Артефакты, определяющие текущий контекст и стратегию бизнеса; 

• Дорожная карта и концепция;

• Наиболее приоритетные элементы бэклога ART.

Успех мероприятия по PI-планированию определяют 2 ключевых результата: 

• Обязательные PI-цели — каждая команда создает набор SMART-целей, обладающих конкретной бизнес-ценностью.
• Доска планирования ART (ART Planning Board), на которой зафиксированы сроки поставки новых функций, зависимости между командами и важные этапы, связанные с целями команд в рамках PI.

Подготовка

PI-планирование — это важное событие, требующее подготовки, координации и коммуникации. В нем принимают участие RTE, Представители Бизнеса, Владельцы продуктов, Agile-команды, Системные Архитекторы и другие заинтересованные стороны. 

Чтобы успешно провести мероприятие, RTE важно подготовиться по трем основным направлениям:

1. Организация — наличие согласованной стратегии и готовность команд. 

2. Содержание — презентации представителей бизнеса и ИТ.

3. Инфраструктура — место проведения и техническое оснащение.

Организационная готовность

Перед началом PI-планирования необходимо согласовать стратегию и убедиться, что: 

1. Она понятна всем участникам мероприятия. 
2. В ART выделены люди на все ключевые роли.  
3. Работа команд соответствует выбранной стратегии. 

Учесть все ключевые моменты на этом этапе вам помогут следующие вопросы:

• Область и контекст планирования: понятна ли область применения процесса планирования (продукт, система, технологическая область)? Знаем ли мы какие команды должны осуществлять совместное планирование?

• Согласованность действий: согласованы ли приоритеты между представителями бизнеса?

• Agile-команды: есть ли у нас Agile-команды? Выделен ли Scrum-мастер и Владелец продукта в каждой команде?

Содержание

Важное значение имеет понимание бизнес-контекста всеми участниками PI-планирования. Именно поэтому сессия должна включать следующие активности:

• Обзор текущего бизнес-контекста от представителей бизнеса.

• Обзор продуктовой концепции, который включает 10 лучших фич в бэклоге ART.

Обзор архитектурной концепции — презентация технического директора или архитектора, содержащая описание новых технологических возможностей для реализации фич и нефункциональных требований (Nonfunctional Requirements (NFRs)).

Инфраструктура

Подготовка мероприятия, рассчитанного на большое количество участников, — задача нетривиальная. Если сессия проводится офлайн, важно заранее подготовить соответствующую площадку, а для удаленных участников или полностью распределенного РI-планирования продумать надежную техническую инфраструктуру. 

Вот несколько моментов, которые потребуется учесть: 

• Пространство. Убедитесь, что выбранное помещение подходит для проведения длительной сессии. Оно должно быть удобным и достаточно просторным для комфортного участия всех команд. 
• Технологии и инструменты. Проверьте, что у всех участников сессии, включая удаленные команды, есть доступ к необходимой информации и инструментам.
• Инструменты коммуникации. Продумайте и подготовьте запасные варианты на случай если приложения, которыми вы обычно пользуетесь, дадут сбой.

Повестка

Продолжительность сессии, как правило, составляет 2 дня. Общая программа доступна на изображении ниже, а далее предлагаю более детально рассмотреть каждый пункт.

День 1

Бизнес-контекст

Владелец бизнеса или топ-менеджер описывает текущее состояние бизнеса, делится видением портфеля и представляет точку зрения на то, насколько эффективно существующие решения удовлетворяют потребности клиентов.

Концепция продукта/решения

Менеджеры продукта представляют текущую концепцию, включая презентацию 10-ти лучших запланированных к реализации фич, и обзор изменений, произошедших с предыдущего PI-планирования.

Архитектурная концепция и практики разработки

Системный архитектор представляет архитектурную концепцию. Затем старший менеджер по разработке презентует изменения в процессах, которые команды будут внедрять в ближайшем PI. Например, команды будут писать автотесты, автоматизировать сборку или применять другие практики гибкой разработки или DevOps.

Контекст планирования

RTE представляют процесс планирования и ожидаемые результаты.

Работа команд #1

Команды оценивают свою пропускную способность (объем работ, который они смогут выполнить) для каждой итерации и определяют элементы бэклога, которые скорее всего понадобятся для реализации фич. Каждая команда создает черновики планов которые доступны всем участникам и совершенствуются итерация за итерацией. 

В ходе этого процесса команды определяют риски и зависимости и разрабатывают черновик целей команды на PI. Цели PI обычно являются «нефиксированными», т.е. заложенными в план, но непринятыми командой из-за наличия серьезных рисков или вероятности существования большого количества неизвестных. Непринятые цели — это не дополнительные действия на случай если появится время, напротив — они повышают надежность плана и позволяют заранее предупредить менеджмент, что ART не в состоянии выполнить все поставленные задачи. Команды также добавляют фичи и связанные с ними зависимости на доску планирования ART.

Обзор предварительных планов

Рассмотрение планов каждой команды проходит по строгому таймингу: команды представляют основные результаты планирования, включая capacity и запланированную нагрузку, потенциальные риски и зависимости. Владельцы бизнеса, менеджеры продукта и остальные заинтересованные стороны рассматривают предложения и делятся обратной связью. 

Обзор и доработка планов руководством

Вероятно, проект плана потребуется доработать, приняв во внимание ожидаемый объем работ, существующие зависимости и возможные ограничения, связанные с пропускной способностью команд. Кроме того, в ходе встречи руководство может согласовать новый объем работ или внести другие корректировки. RTE проводит встречу с участием всех заинтересованным сторон, ее результатом должен стать набор достижимых целей.

День 2

Корректировка планов 

На следующий день руководство начинает мероприятие с обзора изменений в планируемом объеме работ и ресурсах.

Работа команд #2

Команды продолжают планирование и вносят необходимые изменения. Участники окончательно формулируют свои цели на PI, а представители бизнеса оценивают бизнес-ценность каждой из целей команды.

Презентация итоговых планов 

В ходе этой сессии команды представляют свои планы, а после выступления озвучивают существующие риски и ограничения, совместный разбор которых проводят с использованием подхода ROAM на следующем этапе.

ART риски

В ходе планирования команды выявляют риски, которые могут повлиять на их способность достичь поставленных целей. В конце сессии проводится открытый разбор рисков с помощью подхода ROAM. Затем риски группируются в одну из следующих категорий:

R — Resolved.  Команды согласны с тем, что риск больше не представляет угрозы.

O — Owned. Вопрос не может быть решен в рамках сессии, но кто-то берет на себя ответственность продвигать дальше решение этого вопроса. 

A — Accepted. Эта категория рисков просто является фактами или потенциальными проблемами, которые мы принимаем и имеем в виду в дальнейшей работе. 

M — Mitigated. Команды определяют план по снижению влияния подобных рисков. 

Голосование за уверенность в плане

После устранения ART рисков команды голосуют за уверенность в достижении целей PI своей команды.

Каждая команда проводит голосование методом пяти пальцев или, в случае онлайн-планирования, использует инструменты платформы, с помощью которой проводится планирование. В том случае, если среднее значение составляет три пальца или выше, то руководство может принять такие обязательства.

• Высокая степень уверенности — 5 пальцев.
• Хорошая твердая убежденность в достижении целей — 4 пальца.
• Средняя уверенность — 3.
• Меньше трех пальцев — команда перерабатывает свой план, а всем, кто проголосовал двумя пальцами или меньше, следует дать возможность высказать свои опасения. Эти замечания могут дополнить список рисков или оказаться важными дополнениями, которые необходимо учесть в плане.  

После голосования команд, эта процедура повторяется для всего ART, и каждый выражает свое доверие коллективному плану.

Переработка плана

При необходимости команды могут корректировать свои цели до тех пор, пока не получат достаточно высокую степень уверенности. Такое дополнительное планирование — это тот случай, когда согласованность и приверженность общим целям гораздо важнее соблюдения временных рамок.

Ретроспектива

Наконец, RTE проводит краткую ретроспективу мероприятия по PI-планированию, чтобы зафиксировать, что прошло успешно, а что можно улучшить в следующий раз.

Следующие шаги 

Как правило, за ретроспективой идет обсуждение следующих шагов, а также финальные инструкции для команд, в том числе:

— Внесение PI целей и историй команды в инструментарий управления жизненным циклом Agile Lifecycle Management (ALM).

— Обзор командных и ART календарей событий.

— Определение мест и сроков планирования итераций и синхронизации команд.

После проведения сессии PI-планирования, RTE и другие заинтересованные стороны объединяют индивидуальные PI-цели команды в набор PI-целей ART и используют его для внешней коммуникации и отслеживания прогресса.

Менеджеры продукта используют ART PI-цели для уточнения дорожной карты, улучшая прогноз для следующих двух PI.

Доска ART Planning часто используется во время Синхронизации Коучей для отслеживания зависимостей, и после завершения планирования она может поддерживаться вручную.

Команды завершают сессию PI-планирования с заранее заполненным бэклогом итераций для предстоящего PI. Они берут цели, планы итераций и риски своей команды в свою обычную рабочую зону. Ответственность за трекинг рисков ART остается у RTE, что гарантирует, что люди, ответственные за снижение влияния рисков, получили необходимую информацию и активно управляют ими.

Важный момент: ART выполняет PI, отслеживая прогресс и внося необходимые изменения по мере появления новых знаний. Выполнение PI начинается с того, что все команды проводят планирование первой итерации, детализируя план составленный на PI-планировании.

SAFe and Scaled Agile Framework are registered trademarks of Scaled Agile, Inc.